Roturas de stock: ¿cuáles son sus consecuencias y cómo evitarlas?

La demanda puede ser impredecible en muchos casos. Esto genera complicaciones a la hora de mantener un nivel de inventario proporcionado ya que, tanto si almacenas demasiado como si te quedas corto, puedes perjudicar a tu negocio, con un aumento de los costes en el primero de los casos y con un empeoramiento de la imagen en el segundo. 


Por tanto, la rotura de stock se produce cuando un cliente quiere comprar un determinado producto y la empresa no dispone del stock suficiente para poder ofrecérselo.

Sin embargo, la falta de existencias no solo se traduce en una pérdida de beneficios, sino que también puede suponer una disminución de la satisfacción del cliente, generando una reducción en los niveles de fidelidad.

Existen distintas soluciones para evitar roturas de stock que se basan en un análisis 360º de tu negocio.

8 medidas para evitar la rotura de stock

1. Controla los tiempos de entrega

Cuanto más corto sea el plazo de entrega de un producto, antes se satisface la demanda y menor es el tiempo que pasa entre el pago y la recepción del ingreso.  

Para poder gestionar correctamente estos plazos, un factor fundamental es la comunicación con los proveedores. Cada vez que se produzca una entrega, debemos revisar que el pedido haya llegado correctamente e informar a los proveedores en caso de que surja cualquier problema. 

En este contexto resulta crucial la planificación. Por ejemplo, si percibes que un producto está siendo un éxito de ventas, no esperes a que quede poco stock para pedir más unidades, adelántate para asegurarte de que no se produzca un desabastecimiento.

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2. Emplea un sistema de inventario moderno

Por medio de un sistema de inventario electrónico se puede llevar a cabo un seguimiento correcto de los productos de tu tienda. De esta forma, dejando a un lado el lápiz y el papel, se pueden evitar errores humanos durante el recuento del inventario. Esta solución es especialmente ventajosa cuando cuentas con tiendas en varias ubicaciones ya que te permite administrarlas todas desde un mismo lugar. 

Recomendamos ST2 Inventory, la app de gestión de inventario para el retailer omnicanal. Con esta app, puedes convertir tu teléfono móvil en un lector de código de barras utilizando la cámara del dispositivo. Igualmente, esta plataforma permite guardar las lecturas realizadas, además de introducir a mano las referencias que te falten. De esta forma, podrás enviar todos los grupos de lecturas que realices con la cantidad y datos de SKU (stock keeping unit o código de referencia de un artículo) directamente desde tu dispositivo. Además, ST2 Inventory te permitirá pedir aquellos productos que necesites reponer. 

La eficacia de este tipo de sistemas no resta valor a otras herramientas más tradicionales como los planogramas. Estos son representaciones visuales que muestran cómo deben organizarse los productos en la tienda. De esta forma, los empleados son conscientes del inventario que debe ir en cada uno de los estantes para saber cuándo deben reponerlo.   

Para dar un paso más, también recomendamos las soluciones de análisis en tienda que miden el tráfico peatonal. Este tipo de herramientas, permiten organizar más eficientemente a tu personal ya que, al saber cuándo es hora punta en tu establecimiento, podrás organizar los horarios de tus empleados para que tu tienda cuente con personal suficiente en todo momento.

3. Automatiza las tareas con un software de gestión de inventario

Este tipo de software realiza un seguimiento de los niveles de inventario, de tal forma que puede identificar con rapidez los puntos de pedido para cada uno de los productos, evitando de esta forma la falta de existencias.

¿Cómo calcular el punto de pedido? El punto de pedido es el nivel de existencias del que no se desea bajar. Tengamos en cuenta que el punto de pedido de inventario ideal también debe incluir el tiempo que supone llevar a cabo un nuevo pedido antes de que el stock alcance este umbral. Por tanto, cuando uno de los productos está a punto de alcanzar el punto de pedido, debe realizarse un pedido de reposición de inmediato. Para ello, deberemos utilizar la siguiente fórmula:

(Tasa de uso diario promedio x Plazo de entrega) + Stock de seguridad = Punto de pedido.

Teniendo en cuenta que la suma de la demanda de tiempo de entrega y el stock de seguridad determina el punto de pedido. 

Entre los beneficios de esta automatización se encuentran maximizar la escalabilidad, aumentar la eficiencia y productividad del inventario y ahorrar tiempo y dinero. Por tanto, está claro que contar con un inventario automatizado facilita la vida del retailer ya que el software de gestión de inventario es el que reordena automáticamente el inventario que ha alcanzado el umbral. 

Recomendamos el software TPV para retail, STModa TPV, para gestionar las operaciones de la tienda, al tiempo que manejar todas las áreas de tu negocio. Podrás comprobar en tiempo real el stock de tus tiendas, realizar inventarios con la tienda abierta y disfrutar de una trazabilidad completa de cada movimiento de tus artículos.

A la hora de garantizar la precisión del inventario, una herramienta aliada es RFID (identificación por radiofrecuencia), tecnología que puede almacenar y rastrear información del producto utilizando un chip incrustado en la etiqueta o embalaje de un artículo. De esta forma, los retailers pueden buscar mercancía usando un escáner de mano, lo que hace posible una localización más rápida. STModa está integrado con RFID. 

Si prefieres decantarte por el camino tradicional para mantener controlado el nivel de existencias, puedes optar por el recuento completo del inventario o por el cíclico. En el caso del recuento completo, tendrás que invertir varias horas para contar artículo por artículo de la tienda. Sin embargo, si tienes una cantidad ingente de productos que cuantificar, quizás tengas que cerrar durante unas horas para poder abarcar el recuento de todos ellos. En estos casos, recomendamos el conteo cíclico en el que se cuenta solo una pequeña selección de productos cada día hasta que acabes por revisar todos. Es recomendable contar toda la mercancía una vez al mes.

4. Pronostica tu demanda

Apoyándote en informes y datos históricos de ventas, podemos prever cómo será la demanda en un periodo determinado, lo que permitirá saber la cantidad de existencias que deberíamos pedir para satisfacer la demanda y reducir así costes de inventario. 

Si auditas regularmente tu inventario anotando qué días de la semana o momentos del día son en los que se produce un mayor desabastecimiento, estarás detectando tendencias de fuera de stock (out of stock – OOS) en tu tienda. De esta forma, podrás prever la rotura de stock programando la entrega y reposición de los productos en el momento adecuado para garantizar así que no se agoten las existencias. 

De igual forma, es importante estar al día de las tendencias del mercado. Para planificar tus compras, ten en cuenta qué está demandando tu target en ese momento y adáptate a sus necesidades. Un ejemplo muy claro lo estamos viviendo actualmente con las mascarillas. Hace medio año, pocas tiendas ofrecían este producto en sus escaparates. Sin embargo, ahora es habitual ver diferentes diseños en tiendas de todo tipo. Tu demanda manda.

5. Cuida de tus empleados

Una buena gestión de inventario no dependerá únicamente de los productos, sino también de los empleados que los aprovisionan. Es importante formar a los empleados para que, además de que sepan cómo trabajar con tu sistema, también sean capaces de interpretar los datos y actúen en consecuencia. Cabe mencionar que igual de importante es la correcta formación como el correcto tratamiento. Invertir en el bienestar de los empleados es una tarea fundamental ya que, cuánto más motivados estén los trabajadores, más productivos serán.  

En este contexto, la organización resulta fundamental. Diseña en detalle el proceso de inventario para que cada persona tenga clara cuál es su función y quién es responsable de cada cosa.

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6. Valora la opción de inventario administrado por el proveedor (VMI)

En este caso, el minorista comparte datos específicos sobre su inventario con el proveedor para que sea este el que mantenga el nivel de inventario acordado de cada producto. Este sistema garantiza un flujo constante del inventario, al tiempo que permite ahorrar gastos para el negocio al no ser necesario mantener una gran cantidad de existencias de seguridad.

7. Apuesta por el inventario de consignación

En este caso, el minorista no paga por el producto hasta que este es vendido. Por tanto, el proveedor retiene la propiedad del stock hasta que es vendido al cliente final. Para el minorista esto supone pasar los gastos de transporte de inventario a su proveedor o fabricante. 

En este sentido, también cabe mencionar el dropshipping. Es un método de envío y entrega de pedidos minoristas en el cual no es necesario que la tienda tenga los productos que vende en el almacén. En cambio, cuando la tienda vende un producto, lo compra a un tercero y lo hace enviar directamente al cliente. Como resultado, el comerciante nunca ve o manipula el producto.

8. Presta atención al stock de seguridad

El stock de seguridad es un inventario adicional cuyo objetivo es evitar la falta de stock. Este stock servirá de amortiguador en el caso de que se agote el inventario total. Por tanto, se trata de una reserva mínima que permite cubrir imprevistos o picos de demanda, logrando a su vez reducir los costes de almacenamiento para que no supongan un gasto excesivo e innecesario.

Consecuencias de una rotura de stock para tu negocio retail

  1. Pérdida de ventas. 
  2. Disminución de la credibilidad y la confianza en la empresa. 
  3. Si hablamos de pedidos de cierto volumen o si se trata de una situación no puntual sino habitual, desencadenará en otras consecuencias negativas como la perdida de clientes y la proyección de una mala imagen para la empresa.

Ante una rotura de stock, muchas veces la empresa recurre a alternativas que conllevan un sobrecoste económico importante. Esto puede derivar de la compra del mismo producto a un precio más elevado para dar respuesta a la urgencia, del uso de transporte urgente para trasladar el producto o de la realización de horas extra por parte de los empleados para poder llegar a la fecha de entrega. 

Por todo ello, es importante gestionar correctamente el stock ya que, según un informe de Consumer News and Business Channel (CNBC), el valor total de las ventas perdidas para las empresas minoristas debido a problemas de desabastecimiento fue de 634.1 mil millones de dólares en 2015.