7 consejos probados para mantener el stock bajo control y reducir la pérdida desconocida

Es habitual que al hablar de ‘hacer inventario’, se despierten los más profundos temores entre el equipo de gestión de stock de un negocio. Y es que, automáticamente pensamos que hacer inventario de almacén tiene que ver con recorrer largos pasillos, contar y anotar etiquetas durante horas.


Sin embargo, la revolución tecnológica también ha llegado a este campo y ha venido para quedarse.

Los avances tecnológicos en sistemas de gestión de inventarios han transformado el control del stock en un trabajo mucho más sencillo. Ya no habrá que sufrir más porque no salgan las cuentas y surjan pérdidas desconocidas de productos. Quédate y te explicaremos cómo cambiar esta realidad. 

¿En qué consiste la gestión de inventario? ¿Qué es la «pérdida desconocida»?

La gestión de inventario supone contabilizar todos los productos almacenados en tu establecimiento clasificándolos por categorías en cuanto a ubicación, dimensiones, peso y unidades. Controlar el stock es sinónimo de optimizar costes de almacenamiento y evitar las pérdidas desconocidas, manteniendo al día los pedidos de acuerdo con la demanda.

Pero ¿qué son las pérdidas desconocidas? Es el término utilizado para referirse a la disminución de inventario por una causa incierta. Por tanto, resulta de la diferencia entre los inventarios teóricos (contabilidad) y los inventarios reales (físicos). Los motivos que ocasionan este tipo de pérdidas son varios. Por regla general se produce una pérdida desconocida por un robo (interno o externo) o por errores de gestión.

¿Qué tener en cuenta en un control de stock?

Para llevar a cabo un inventario es importante tener en cuenta cuáles son los datos básicos de los productos que debemos conocer para poder clasificarlos: 

  • El SKU (Stock Keeping Unit, Unidad de Mantenimiento de Stock): es un código único compuesto por una serie de letras y números que permiten identificar un producto por sus características (marca, color, talla…). Por tanto, este es un concepto utilizado por los minoristas para rastrear su inventario. 
  • Código de barras: combinación de líneas y números que funciona como una identificación que permite reconocer un articulo de forma única para poder realizar inventario o consultar sus características asociadas. 
  • Número de lote
  • Fabricante
  • Coste

Consejos para un mayor control de stock

Un caso práctico sería cuándo un cliente llega a tu tienda en busca de un determinado producto que te había encargado hace unos días, pero cuando quieres hacerle entrega de lo que busca, descubres que no realizaste correctamente el pedido y no dispones de la talla que el cliente desea. Esto será interpretado por el consumidor como una mala gestión y posiblemente provocará la pérdida de una venta. 

Por este motivo, es imprescindible tener localizado cada producto y la cantidad exacta de stock disponible. De esta forma, siempre cumpliremos con las expectativas de los consumidores y disminuirán las probabilidades de hacer pedidos erróneos. A continuación, te explicamos cómo conseguirlo:

1. Emplea categorías de productos

La falta de tiempo precipita a que muchos retailers prescindan del uso de categorías para clasificar sus productos porque en muchos casos no lo ven necesario. Sin embargo, clasificar los productos puede permitir generar informes detallados que lograrán una mayor eficiencia en los recuentos de inventario cíclicos. De esta forma, es posible categorizar los productos como más útil te resulte y poder conocer detalles como cuántos productos de mujer tienes, cuántos son de la temporada primavera-otoño o cuántos se consideran ‘de abrigo’. Esta diferenciación puede facilitar mucho el control de stock.

Sin embargo, no vale solo con clasificar, sino que las categorías deben configurarse correctamente para conseguir el objetivo que persigamos. Habrá que pensar qué es lo que queremos averiguar para desglosar los informes de forma efectiva. Igualmente, es imprescindible que todos los miembros del equipo estén alineados y sepan claramente cómo se debe llevar a cabo la clasificación para que no haya disparidades.

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2. Aprovecha la tecnología RFID

La tecnología RFID permite almacenar y rastrear información de un producto usando un chip incrustado en la etiqueta o packaging del mismo. De esta forma, los retailers pueden monitorear y contar el stock utilizando un escáner o detector de chips, lo que permite saber más rápidamente dónde está cada artículo.

De esta forma, RFID recopila datos sobre los productos almacenados en el establecimiento y permite en tiempo real un control total sobre el stock. Hasta ahora este sistema conllevaba una elevada inversión. Sin embargo, hoy en día, con la disminución de los costes tecnológicos, cada vez más empresas están apostando por esta tecnología.

3. Utiliza tu inventario como fuente de información

A veces recurrimos a recursos externos para lograr objetivos que podemos alcanzar dentro de nuestra propia casa. Nuestro propio inventario puede arrojar información muy útil que puede servirnos para tomar decisiones importantes. El stock genera métricas interesantes que nos ofrecen datos con los que determinar el precio de los productos, en cuáles invertir más, cuáles rebajar… 

Tu sistema de administración de inventario o Point of Sales (POS) puede ofrecerte capacidades de análisis que te brindarán los datos que necesitas. Por ejemplo, STMODA TPV es una solución robusta que te permite gestionar las operaciones de tu tienda para poder controlar de forma eficaz todas las áreas de tu negocio. De esta forma, podrás hacer inventarios totales o parciales con la tienda abierta, comprobar a tiempo real el stock o generar pedidos de reposición de forma automática. 

También es relevante aprovechar la información que desprende el stock para prever picos de demanda. Sabiendo esto se podrá realizar un pedido de productos realista en base a los comportamientos y cifras de años previos.

4. Automatiza la gestión del stock

Aprovecha las ventajas de la tecnología para gestionar fácilmente tu negocio. Para ello recomendamos un software ERP como STMODA SERVER que te permitirá generar automáticamente pedidos en base a niveles de stock, planificar los inventarios y mantener tus artículos controlados mediante el etiquetaje.

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5. Establece prioridades de stock

No todos los productos son igual de importantes. Por este motivo, es necesario marcar prioridades de stock y vigilancia sobre los productos, en función de la importancia que tengan y el ritmo de ventas que presenten. En definitiva, la segmentación debe basarse en el coste del producto y la demanda que tenga. 

Entre los artículos que ofreces siempre habrá favoritos y es imprescindible que éstos nunca falten en tu establecimiento. Por ello es importante no quedarse corto a la hora de realizar pedidos que sabes por seguro que venderás.

6. Aprovecha las promociones para conseguir rotación

Al revisar periódicamente el estado de tu inventario, podrás conocer qué productos están funcionando mejor y cuáles no están teniendo tanta suerte. En este sentido, puedes apostar por llevar a cabo promociones para incentivar la compra de aquellos productos que te interesen. 

Las formas de promocionar ventas son múltiples. Podemos aplicar un porcentaje de descuento, reducir el precio, ofrecer dos productos por el precio de uno, ofrecer productos complementarios a menor precio, poner en marcha sorteos…

7. Vigila a tus proveedores

Al fin y al cabo, dependes de lo que tus proveedores te envíen, motivo por el que es importante que tengas un contacto estrecho con ellos y controles lo que pides y lo que recibes. En muchas ocasiones se producen errores y depende de ti el poder enmendarlos. Por este motivo es importante seleccionar correctamente a tus proveedores basándote en criterios clave como la experiencia, las garantías que te ofrezcan, los plazos de entrega que cumplan o su precio.

¿Cómo puede ayudarte Status2 en el control de stock de tu negocio retail?

Ya hemos ido adelantándolo en el artículo las diferentes herramientas que puede ofrecerte Status2 para conseguir una correcta gestión de tu stock. Entre sus funcionalidades destacan:

  • STMODA SERVER, solución ERP para retail global que te permite gestionar las ventas y las compras con flexibilidad y agilidad. De igual forma este software es clave para la gestión de almacén ya que te permitirá analizar los inventarios totales y tener una visión clara de tu stock.
  • STMODA TPV, solución de terminal punto de venta o POS que te permite gestionar las tareas relacionadas con la venta. Con STMODA podrás flexibilizar las formas de pago y comprobar en tiempo real el stock de tus tiendas, así como conocer la trazabilidad completa de cada movimiento de tus artículos. Esta solución permitirá ofrecer a tus clientes experiencias de compra personalizadas.  
  • ST2 Inventory, app que te permitirá realizar inventarios, entradas, salidas, consultas y peticiones de stock de forma autónoma y sin necesidad de estar delante del TPV. 
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